Balco AB:s årsstämma antog vid en extrastämma i september 2017 en instruktion för utseende av valberedningen, som gäller tills dess att bolagsstämman beslutar annorlunda. Enligt denna instruktion ska bolaget ha en valberedning bestående av en representant vardera för de fyra till röstetalet största aktieägarna, baserat på uppgifter från Euroclear Sweden AB per den sista augusti, samt styrelseordföranden (sammankallande).
Valberedningen inför årsstämman 2024 består av följande ledamöter:
- Carl-Mikael Lindholm, utsedd av Familjen Hamrin (ordförande)
- Annica Nordin, utsedd av Skandrenting AB
- Magnus Sjöqvist, utsedd av Swedbank Robur Fonder
- Claes Murander, utsedd av Lannebo Fonder
- Ingalill Berglund, Balcos styrelseordförande
Valberedningens uppgift är att inför årsstämman ta fram förslag till ordförande på stämman, antal styrelseledamöter, arvode till styrelsens ordförande och ledamöter, val av styrelse och styrelseordförande, arvode till revisor och val av revisor, samt, i den mån så anses erforderligt, förslag till ändringar i valberedningens instruktion.
Enligt Koden ska bolaget ha en valberedning vars uppgift är att till årsstämman lämna förslag till stämmoordförande, styrelse, styrelseordförande, revisor, styrelsearvode (uppdelat mellan ordföranden och övriga ledamöter samt ersättning för utskottsarbete), revisorsarvode och, i den mån det anses nödvändigt, förslag till ändringar i instruktionen för valberedningen. Valberedningsinstruktionen i Balco antogs vid en extra bolagsstämma den 11 september 2017.
Valberedningen i Balco ska inför årsstämman utgöras av representanter för de fyra röstmässigt största ägarregistrerade aktieägarna i den av Euroclear Sweden förda aktieboken den 31 augusti (året innan årsstämman) samt styrelsens ordförande. Styrelsens ordförande ska snarast möjligt efter den 31 augusti året innan årsstämman sammankalla valberedningen till dess första sammanträde. Till ordförande i valberedningen ska utses den ledamot som företräder den röstmässigt störste aktieägaren. Styrelsens ordförande ska inte vara ordförande i valberedningen. Sammansättningen av valberedningen inför årsstämman ska offentliggöras så snart som möjligt efter det att ledamöter utsetts enligt ovan.
Om, tidigare än tre månader före årsstämman, en eller flera aktieägare som utsett ledamöter i valberedningen inte längre tillhör de fyra till röstetalet största aktieägarna, ska ledamöter utsedda av dessa ställa sina platser till förfogande och den eller de aktieägare som tillkommit bland de fyra till röstetalet största aktieägarna ska äga rätt att utse sina representanter. För det fall ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört och valberedningen finner det önskvärt att ersättare utses, ska sådan ersättare hämtas från samme aktieägare eller, om denne inte längre tillhör de röstmässigt största aktieägarna, från aktieägare som storleksmässigt står näst i tur. Ändring i valberedningens sammansättning ska omedelbart offentliggöras.
Verkställande direktör eller annan person i bolagets bolagsledning ska inte ingå i valberedningen och vid beräkning av de röstmässigt största aktieägarna i bolaget enligt ovan ska således bortses från dessa personers direkta och indirekta ägande.
Ingen ersättning ska utgå till ledamöterna i valberedningen. Valberedningens mandattid löper intill dess nästkommande valberednings sammansättning offentliggjorts. Valberedningen ska lämna förslag till stämmoordförande, styrelse, styrelseordförande, revisor, styrelsearvode med uppdelning mellan ordföranden och övriga ledamöter samt ersättning för utskottsarbete, arvode till bolagets revisor samt förslag till instruktioner för valberedning inför årsstämman.
Aktieägare som vill lägga fram förslag till valberedningen kan göra detta via post eller e-post till Balco.